文件管理程序

李小輝340

1. 目的 對與組織質量管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用有效版本。 2. 適用范圍 適用于與質量管理體系有關的文件控制。 3. 職責 3.1 總經理負責核準質量方針/質量目標/質量手冊以公司運作程序、質量計劃、國際/國家標準、產品文件和客戶提供質量文件。 3.2 總經理室負責組織編寫質量手冊，并組織對質量管理體系文件的定期評審，評審結果上報總經理，收集整理有關法律。法規。標準，確保體系文件有效實行。并負責文件統一編號、發放、整理、更改及作廢文件的收回、銷毀。 3.3 各部門負責編寫各自的程序文、三級文件并設計記錄表格，負責本部門有關文件的保管和使用。 4. 定義 公司質量體系文件分為受控文件（凡是直接影響產質量的文件）和非受控文件，其中受控文件分為管理類（質量方針、目標、質量手冊、運作程序、工作指示、作業指導書）和技術類文件。國際/國家、行業標準（ISO9001系列標準）客戶提供質量文件，非受控文件（各種參考資料/質量記錄清單），其中質量記錄必須保存一定的期限，以證明質量體系運行的有效性。 5. 程序 5.1 文件分類 5.1.1質量手冊：包括質量方針、質量目標。 5.1.2 程序文件 5.1.3三級文件；包括管理制度、崗位職責、作業指導書、設備維修保養制度、圖紙與檢驗標準、檢驗規范等。 5.1.4 四級文件：表單、記錄 5.1.5 外來文件 5.2.文件編號 5.2.1 文件編號規則 a) 質量手冊：

修訂狀態				核準
頁碼	當前版本	修訂時間	修訂內容
				編制

JC A 1 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image001.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image002.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 質量手冊代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代號 各部門代號規定： 總經理室：A 生產制造部：B 品質保證部：C 產銷服務部：D 行銷服務部：E 管理部：F b) 二階文件： JC A 2 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image010.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image012.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image013.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image015.gif 程序文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image016.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image017.gif 精晟家具有限公司代號 c) 三階文件 ： JC A 3 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image018.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image019.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image021.gif 三級文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image022.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image023.gif 精晟家具有限公司代號 d) 記錄表單 JC A 4 00 - A file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image024.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image025.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image027.gif版本號A，B，C… file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image028.gif流水號01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image029.gif 表單記錄代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image030.gif 部門名稱代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image031.gif 精晟家具有限公司代號 5.2.2外來文件編號規則: JC OD 08 001 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image032.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image033.gif流水號001、002 …… 999 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 年份代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 外來文件代號 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代號 5.2.3 版本編號 文件初次發行版本號為A，每修訂一次版本依次變成B，C，D …... 5.2.4 頁次管制規則 X / Y file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image034.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image035.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif本文件總頁數 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif本文件的順序頁次

5.3.文件的編寫、評審、批準、發放 文件發布前應得到批準，以確保文件是充分與適宜的。 5.3.1質量手冊由品管部負責組織編寫, ,經總經理核準發布,由總經理室負責登記、發放。 5.3.2程序文件、除外來文件外的三級文件由相關部門組織編寫、設計后由總經理批準發布，由總經理室收集、匯總、登記、發放、歸檔。

5.3.3外來文件(相關國家、行業、國際標準有關法律、法規)由總經理室負責收集，統一編號，并呈報總經理。

5.4.1 文件分為“受控”和“非受控”兩類,凡與質量管理體系運行緊密相關且公司有權進行修訂并控制其分發的文件為受控文件,由各主管部門按規定執行。“非受控”文件是指公司無權進行修訂或與質量管理體系運行相關性不大，或作為資料發給某部門參考，更改或廢止時不需通知該部門的文件。 5.4.2所有受控文件由總經理室標明受控狀態,總經理室使用的文件蓋“原稿”章，其他部門使用的文件蓋“管制文件”章，外來文件蓋“外來文件”章，建立《受控文件清單》。 5.5文件的更改 5.5.1質量手冊由品質保證部組織更改,填寫《文件更改申請表》，，上報總經理批準后更改，由總經理室登記發放，并保留文件更改內容的記錄。 5.5.2程序文件、除外來文件外的三級文件的更改由相關部門填寫《文件更改申請表》，經原審批部門審批，上報總經理批準后更改，由總經理室發放、備案，并保留文件更改內容的記錄。 5.5.3所有文件(含記錄)均需標明版本號,以標明文件(含記錄)的現行修訂狀態.所有被更改的原文件必須由總經理室收回,以確保有效文件的唯一性. 5.6文件的保存、作廢與銷毀 5.6.1與質量管理體系相關文件、相關存檔文件都必須由總經理室歸檔存放在干燥、安全的地方。 5.6.2各部門文件由本部門保管,總經理室每季對各部門文件保管情況進行檢查。 5.6.3為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應加蓋“作廢”章。 5.6.4對要銷毀的作廢文件，由總經理室填寫《文件銷毀申請表》，經總經理批準后，由總經理室負責銷毀。 5.6.5文件的借閱和復制

5.3.4為確保文件使用的各場所都得到適用文件的有效版本,文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》上注銷，以確保《文件發放、回收記錄》中的未收回文件均為有效文件。 5.4.文件的受控 借閱、復制與質量管理體系有關的文件，由相關部門負責人批準后，由總經理室在《文件借閱、 復制記錄》上登記，若需復制，由總經理室統一進行。復制的受控文件必須由總經理室登記編號。 5.6.6每年由總經理室對現有質量管理體系文件進行定期評審，必要時予以修改，執行5.5條款規定。 5.6.7作為記錄的文件應執行《記錄控制程序》。 5.6.8相關文件 《記錄控制程序》

6.記錄 1）《文件發放、回收記錄》 2）《受控文件清單》 3）《文件更改申請表》 4）《文件銷毀申請表》

5）《文件借閱、復制記錄》